Données logistiques de qualité: la clé de votre succès
Dans le secteur des expéditions transfrontalières, la qualité des données doit être excellente, sans quoi vous risquez de connaître de grandes difficultés pour étendre votre activité à l'international.
La qualité des données influe fortement sur les délais de distribution de vos marchandises ainsi que sur le Customer Journey de vos clients et, partant, sur vos coûts et vos bénéfices!
Quand il est question d'optimisation des expéditions, nous savons de quoi nous parlons. C'est pourquoi nous vous conseillons vivement de poursuivre votre lecture.
De quelles données est-il question ici?
Voici la liste des trois catégories de données concernées:
- Données produits
- Données de commande et d'expédition
- Données et documents liés au dédouanement
Le cercle vicieux des données de mauvaise qualité
Le cercle vicieux commence avec des données de mauvaise qualité, voire des données incomplètes.
Exemple: une entreprise ne dispose, dans son système ERP/PIM, que d'une quantité limitée de données de base sur les produits, et les données de commande sont de mauvaise qualité. Cela entraîne automatiquement des erreurs lors du traitement des commandes et donc, bien sûr, lors du Pick & Pack. Il peut par conséquent arriver qu'un produit soit distribué à la mauvaise personne, ce qui est pour le moins fâcheux.
Conséquence: retards lors du dédouanement
Un autre problème se pose: le dédouanement. Si le colis B passe la douane mais que ce sont les données du colis A qui y sont déclarées, la conséquence logique est un retard causé par le dédouanement.
Prenons un autre exemple encore: le poids déclaré ne correspond pas au poids réel. Un écart numérique insignifiant sur le papier pourtant lourd de conséquences, qui engendre une charge de travail supplémentaire, une perte de temps et des coûts additionnels.
Les retards de livraison causent de la frustration chez votre clientèle
Les retards de livraison et les données erronées (par exemple, une adresse incorrecte) entraînent rapidement des problèmes majeurs lors de la livraison. Résultat: votre clientèle est irritée. Et à juste titre!
Les avis négatifs émis par les clients affectent l'image du commerce
Il en résulte une hausse du taux de retours, ce qui est très mauvais pour une entreprise qui se porte bien. Or les clients déçus gardent rarement leur frustration pour eux: les avis négatifs pleuvent, et votre image en pâtit.
Une mauvaise image se reflète en un rien de temps sur le chiffre d'affaires, ce qui, à son tour, a un impact sur les ressources de l'entreprise, c'est-à-dire sur les effectifs.
Le personnel est à son tour concerné
Continuons d'examiner ce cercle vicieux: la diminution des effectifs nuira, à moyen et à long terme, à l'amélioration de la qualité des données. Le cycle se répète indéfiniment...
Pour échapper à ce cercle vicieux des données de médiocre qualité, il s'agit avant tout de disposer de données correctes, et ce dès le début. En effet, modifier ou compléter ces données a posteriori constitue une tâche titanesque et particulièrement ardue.
- Conseil de pro :
Veiller dès le départ à l'excellente qualité des données dans le domaine de la logistique. C'est en cela que réside la clé du succès!
Venons-en maintenant aux catégories de données mentionnées en tête de cet article, particulièrement importantes dans le cadre d'expéditions transfrontalières. Commençons par la première catégorie, qui est celle des données produits.
E-commerce transfrontalier: les données produits
- Description scrupuleuse du produit
- La description est importante pour le bon déroulement du dédouanement. Elle doit être rédigée dans la langue du pays de destination ou a minima en anglais. Décrire vos articles avec précision vous aide également à maintenir votre taux de retour à un niveau bas. Pour en savoir plus, consultez notre article de blog à ce sujet.
- Référence d'article unique
- Prix
- Si le commerçant expédie les marchandises dans le respect des Incoterms DDP,il indiquera ses prix dans la boutique en ligne en y incluant les taxes et les droits de douane. Cependant, il doit indiquer des prix nets pour le dédouanement, autrement dit les prix hors taxes et droits de douane mais frais de transport inclus. Les douanes prélèvent ensuite des taxes et des droits de douane sur la base de la valeur déclarée. Par conséquent, si le commerçant indique par erreur les prix bruts (taxes et droits de douane inclus), il paie plus qu'il ne doit.
- Il faut faire attention en cas de promotions spéciales offrant des produits gratuits. Déclarer des valeurs s'élevant à CHF 0.- pose problème lors du dédouanement et peut avoir pour conséquence le blocage de la marchandise jusqu'à déclaration de la valeur correcte.
- Pays d'origine
- Cette information est indispensable pour le dédouanement et a une influence sur les droits de douane. Les marchandises en provenance de l'UE, par exemple, peuvent être importées en Suisse sans droits de douane. Attention: si le pays d'origine indiqué dans la déclaration en douane est incorrect, cette erreur est considérée comme une fausse déclaration et entraînera des problèmes en cas de retour.
- Poids (important pour les envois à destination de la Suisse)
- La Suisse est le seul pays à imposer un droit de douane en fonction du poids. C'est la raison pour laquelle tous les articles importés doivent porter une étiquette indiquant leur poids exact. Les douanes suisses demandent à connaître le poids net et le poids brut. Attention: le poids brut est déterminant pour le droit de douane.
- Code SH (important pour les envois à destination de la Suisse)
- Sans code SH, il est impossible d'envoyer des marchandises en Suisse. Les codes SH suisses se basent sur le Système harmonisé (SH), en vigueur à l'échelle internationale. Ce sont des numéros à huit chiffres, qui figurent dans le tarif des douanes (Tares).
- Informations sur les COV (si nécessaire)
- Certains articles sont soumis à une taxe d'incitation sur les composés organiques volatils (COV). Sont généralement concernés les produits cosmétiques ou les produits de nettoyage. La taxe d'incitation s'élève à CHF 3.-/kg. Si le commerçant n'indique pas la teneur exacte en COV de ses articles, il se verra facturer le montant total. Autrement dit, cela correspond à CHF 3.-/kg sur le poids total de l'article, et non sur la teneur en COV proprement dite.
- Indications relatives à l'alcool (si nécessaire)
Commerce en ligne: données de commande et d'expédition
Disposer de données PIM correctes est une chose. La qualité des données relatives aux commandes en est une autre. Au moment du passage de son client en caisse, le commerçant doit s'assurer qu'il recueille des données client correctes à son sujet.
Tout d'abord, il s'agit de clarifier si la personne qui passe commande est un particulier ou une entreprise. Si c'est un particulier qui passe commande mais que celui-ci souhaite que les marchandises lui soient livrées sur son lieu de travail, il doit l'indiquer clairement dans les champs réservés à l'adresse. S'il ne le fait pas, des problèmes se poseront lors du dédouanement, entraînant des retards de livraison. Une telle situation est des plus logiques: si les douanes ne parviennent pas à clarifier qu'un particulier est à l'origine de la commande, elles classeront les articles comme articles B2B et les traiteront différemment.
En outre, les champs de saisie doivent être conformes aux spécifications concernant l'adresse valables dans les différents pays. Par exemple, le champ pour le code postal doit être adapté, car certains pays, contrairement à la Suisse, possèdent des codes postaux de plus de quatre chiffres.
- Conseil de pro :
Utilisez des outils en ligne pour contrôler vos adresses. Ainsi, l'acheteur voit apparaître immédiatement un message l'informant d'un problème s'il saisit une adresse incorrecte. Vous évitez ainsi que des envois ne soient pas distribués en raison d'une adresse erronée, ce qui est bénéfique pour les frais d'envoi.
Logistique e-commerce optimisée: données et documents de dédouanement
Outre les données de dédouanement classiques, telles que les codes SH et le poids, des factures de vente correctement remplies sont nécessaires. En effet, les douanes effectuent des contrôles aléatoires, c'est pourquoi le commerçant doit être en mesure de présenter des factures correctes. Dans le cas contraire, les marchandises risquent d'être bloquées à la frontière.
- Conseil de pro :
Pour certains produits, le commerçant doit également pouvoir présenter aux douanes différents certificats ou numéros d'autorisation (par exemple, certificats CITES), ce qui permet de garantir que la marchandise sera livrée sans problème.
Qualité des données dans l'e-commerce: notre conclusion
L'e-commerce transfrontalier est un domaine passionnant. Toutefois, commercer à l'international complexifie également la logistique. Avant de vouloir vous lancer à la conquête d'un marché à l'exportation, nous vous recommandons d'examiner attentivement les données qui sont essentielles à l'expédition de marchandises.
Si vous veillez à tous les aspects de l'expédition internationale, en vue de son optimisation, vous éviterez les retards et rendrez votre clientèle heureuse, la véritable clé du succès.
